Việc áp dụng sự kiện trực tuyến, livestream… đang là xu hướng mới của nhiều doanh nghiệp trong thời điểm dịch Covid-19. Hình thức sự kiện trực tuyến giúp mở rộng phạm vi và tìm kiếm phân khúc khách hàng mới với chi phí tiết kiệm, đồng thời gia tăng hình ảnh doanh nghiệp trên mạng xã hội. Trong bài viết này, VƯƠNG HẬU MEDIA sẽ đưa ra 7 xu hướng mới trong ngành tổ chức sự kiện và các bước lên kế hoạch tổ chức thành công nhé. 

Hàng loạt sự kiện đã phải thông báo tạm hoãn hoặc hủy bỏ bởi cơn đại dịch mang tên COVID-19. Một số sự kiện lớn có thể kể đến như Olympic Tokyo 2020, Liên hoan phim Cannes, Diễn đàn đối thoại Shangrila, Lễ hội âm nhạc Coachella, … Đây có lẽ là khủng hoảng lớn nhất từng có trong ngành tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, khi  một cánh cửa đóng lại, sẽ có cánh cửa khác mở ra – sự kiện trực tuyến.

SỰ KIỆN TRỰC TUYẾN LÀ GÌ?

Sự kiện trực tuyến còn gọi là livestream, webinar, sự kiện ảo. Đây là loại hình sự kiện được phát trực tiếp trên môi trường trực tuyến, người tham dự được kết nối, tương tác với đơn vị tổ chức thông qua Internet. Sự kiện trực tuyến thường được tổ chức thông qua website, YouTube hoặc các kênh mạng xã hội như Facebook, Zalo, Twitter, …

Sự kiện trực tuyến mang lại rất nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và khách hàng, bao gồm:

• Tiếp cận và tương tác với nhiều người hơn so với sự kiện truyền thống, thu hút khách hàng mới
• Tăng độ phủ hình ảnh của doanh nghiệp
• Tiết kiệm được nhiều chi phí cho việc đi lại, địa điểm, dịch vụ, logistics

XU HƯỚNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỰC TUYẾN

Không chỉ bởi COVID-19, trước đó, các sự kiện trực tuyến đã được ứng dụng, trở thành kênh tương tác trực tiếp giữa doanh nghiệp, tổ chức với khách hàng, cộng đồng trên môi trường trực tuyến. Tuy nhiên, hội thảo trực tuyến chỉ ở quy mô nhỏ hoặc phát trực tiếp (livestream) trên các kênh truyền thông và mạng xã hội như một phần trong sự kiện tham dự trực tiếp.

Trước thực trạng các sự kiện lớn nhỏ đều bị hủy do dịch Covid-19, nhiều doanh nghiệp và đơn vị tổ chức sự kiện đã linh hoạt trong việc tìm kiếm giải pháp nhằm hạn chế tiếp xúc trực tiếp nơi công cộng. Sự kiện trực tuyến chính là sự lựa chọn thích hợp cho các doanh nghiệp. 

Với ưu điểm tương tác trực tiếp với số lượng lớn người xem trong thời gian ngắn, nhanh chóng và hạn chế tập trung đông người, các sự kiện trực tuyến đang trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho các hoạt động truyền thông của doanh nghiệp.

7 XU HƯỚNG CÔNG NGHỆ TRONG SỰ KIỆN THỜI COVID-19

1. NHẬN DIỆN KHUÔN MẶT

Bằng cách sử dụng hình ảnh được tải lên trong quá trình đăng ký, công nghệ nhận diện khuôn mặt giúp ghi lại các đặc điểm khuôn mặt của từng người tham dự. Công nghệ này giúp cá nhân hóa thông tin người dùng, như in bảng tên khi tham dự chương trình, gửi email thư mời, vé tham dự hay vé dùng bữa trưa tại sự kiện.

Nhận dạng khuôn mặt có thể thực hiện hai việc: đăng ký hợp lý và cung cấp mục nhập không tiếp xúc cho sự kiện của bạn.

Nhận dạng khuôn mặt cho phép đăng ký không tiếp xúc, có nghĩa là công nghệ này sẽ chỉ phát triển phổ biến trong những tháng và năm tới.

2. VÂN TAY SỰ KIỆN

Sử dụng công nghệ RFID và Beacon, người tổ chức sự kiện có thể thu thập thông tin của người dùng và cá nhân hóa từng trải nghiệm trong sự kiện ứng với người tham dự.

Người tham gia có thể xem qua agenda sự kiện, và người tổ chức sẽ thông báo thời gian diễn ra của chương trình để khách tới và tham dự.

3. AI TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Giống như các trang web sử dụng AI để cung cấp dữ liệu cho các công cụ của họ, các phần mềm lập kế hoạch sự kiện đã bắt đầu sử dụng AI để hỗ trợ tìm người tham dự, diễn giả, người có ảnh hưởng, chủ đề, đề xuất thời gian và địa điểm tối ưu.

Chatbots được hỗ trợ bởi AI có thể sử dụng cho truyền thông trước sự kiện và dịch vụ khách hàng để trả lời các câu hỏi phổ biến, tự động bán vé và theo dõi khách hàng tiềm năng.

4. SƠ ĐỒ SỰ KIỆN 3D

Một sự kiện diễn ra thuận lợi cần đảm bảo chi tiết về bố cục như chỗ ngồi, hệ thống ánh sáng, các khu và phòng trong khuôn khổ. Với phần mềm sơ đồ sự kiện 3D, người tổ chức sự kiện có thể dễ dàng tạo dựng một sơ đồ 3D chính xác, có thể tùy chỉnh theo thiết kế hoặc quy mô chương trình.

5. ỨNG DỤNG GAME HÓA TRONG SỰ KIỆN

Game hóa (Gamification) là một trong những cách thú vị nhất để kéo những người tham dự đến với sự kiện.

Hiểu được sở thích được nhận phần thưởng và tính cạnh tranh giữa những người tham dự với nhau, chúng ta có thể thu hút người tham dự bằng cách tận dụng việc áp dụng các trò chơi trong sự kiện.

6. VENUE SOURCING PLATFORM

Hiện nay, các nhà tổ chức sự kiện đang có xu hướng chuyển sang các nền tảng cung ứng địa điểm tổ chức sự kiện (venue sourcing platform). Các nền tảng này sẽ kết nối trực tiếp đến các trang web phù hợp cho từng chủ đề sự kiện, người tổ chức có thể gửi các đề nghị mời thầu (RFP) và theo dõi quá trình quản lý sự kiện.

Công nghệ này giúp người tổ chức sự kiện :

• Có thể truy cập vào bất cứ lúc nào, có cái nhìn khái quát về mô hình sự kiện, sức chứa, các dịch vụ được cung cấp.
• Khi đã chọn được địa điểm ưng ý, người tổ chức có thể gửi yêu cầu và ngay lập tức nhận được báo giá để bắt đầu sự kiện.

7. CÁC CÔNG NGHỆ THÔNG MINH THEO NGƯỜI (WEARABLE TECH)

Những công nghệ mang theo bên mình đang trở nên phổ biến hơn và giúp cải thiện trải nghiệm của người tham dự. Cùng với nhiều ứng dụng tiện ích, việc áp dụng wearable tech vào event đang là xu hướng được nhiều nhà tổ chức hướng đến.

Chỉ cần một thao tác, bạn hoàn toàn có thể trao đổi thông tin trong những buổi networking để tập trung nhiều hơn vào cuộc trò chuyện và tạo thêm nhiều mối quan hệ với mọi người.

GIẢI PHÁP TỔ CHỨC SỰ KIỆN THÀNH CÔNG

1, Ý TƯỞNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Có nhiều ý tưởng có thể khiến biến những hoạt động của bạn thành sự kiện trực tuyến hấp dẫn. Hãy phân loại đối tượng và chọn ra loại hình doanh nghiệp phù hợp. Sau đây là một vài ý tưởng bạn có thể tham khảo cho các sự kiện trực tuyến của mình:

• Tổ chức hội thảo, hội nghị khách hàng trực tuyến
• Gameshow online
• Họp đại hội cổ đông trực tuyến
• Phỏng vấn chuyên gia, người nổi tiếng trong lĩnh vực
• Tổ chức các buổi event, workshop, seminar
• Tổ chức khóa học online cho khách hàng
• Họp đại hội cổ đông trực tuyến

2, XÁC ĐỊNH LOẠI HÌNH SỰ KIỆN PHÙ HỢP

Bạn hoàn toàn có thể tổ chức hội thảo, hội nghị hay lớp học trực tuyến miễn là mang đến trải nghiệm chất lượng dành cho người tham dự.

Chương trình hòa nhạc hay biểu diễn nghệ thuật được phát trực tiếp sẽ mang đến trải nghiệm thú vị bởi không chỉ mở rộng số lượng người tham dự vượt giới hạn của một khán phòng mà còn khiến những người tham gia cảm thấy mình được trở thành một phần của buổi diễn.

Nhiều nhà hát opera và giao hưởng đã lần đầu tiên tổ chức buổi diễn trực tuyến mà không có khán giả trong khán phòng. Nhà hát Berliner Philharmonie cũng biểu diễn trên mạng, phục vụ khán giả qua màn ảnh. 

Tương tự, nhà hát Metropolitan ở New York (Mỹ) sẽ phát hàng loạt chương trình trực tiếp, mở màn là vở kịch Carmen. Các buổi diễn đã lên lịch từ trước như buổi diễn của ca sĩ – nhạc sĩ người Anh James Blunt cũng chuyển sang biểu diễn trực tuyến tại thành phố Hamburg (Đức).

3, LỰA CHỌN NỀN TẢNG CÔNG NGHỆ PHÙ HỢP

Dựa vào tính chất, quy mô, đối tượng khách mời tham gia sự kiện để bạn quyết định nền tảng phát sóng trực tiếp. Nếu bạn muốn phát trực tiếp sự kiện tại địa điểm đã được setup từ trước với đối tượng mở, số lượng lớn thì hình thức phát trực tuyến như Facebook Live hay YouTube Live sẽ là sự lựa chọn phù hợp.

Đối với các sự kiện giới hạn người tham dự hoặc có thu phí, bạn có thể sử dụng hình thức tổ chức trực tiếp trên website như webinar. 

Hình thức này đòi hỏi phải được sử dụng công nghệ của bên thứ ba để kết nối với khách mời tham dự. Các công cụ này cho phép triển khai những chức năng dành riêng cho sự kiện trực tuyến như tính năng trò chuyện và đặt câu hỏi, ưu tiên phát biểu hay theo dõi mức độ tương tác của khán giả.

Ngoài ra, nếu như bạn muốn tổ chức sự kiện có thu phí thì cần kết nối với các nền tảng bán vé trực tuyến để thúc đẩy hiệu quả kinh doanh. Các nền tảng tích hợp bán vé trực tuyến cũng hỗ truyền thông cho sự kiện của bạn, bên cạnh các kênh quảng bá truyền thống.

ST.